Als de medewerkers van je IT-team te veel verschillende zaken moeten opvolgen, dreigen ze mentaal te zwaar belast te raken. Daardoor krijgen ze maar weinig écht werk gedaan. Op termijn vallen ze mogelijk zelfs uit, waardoor elders in het team de druk verder toeneemt. Dat wil je uiteraard vermijden. Maar hoe herken je tijdig dat je team kreunt onder een te zware mentale belasting?
Stel dat je als IT’er een e-commerce-applicatie bouwt, waarbij jij verantwoordelijk bent voor de facturatieflow. Je weet perfect hoe de flow eruit moet zien en hoe je die opbouwt, en je kan er compleet gefocust werk van maken. Het enige wat je dan ervaart, is de zogenaamde germane cognitive load: de mentale belasting die met die specifieke taak samenhangt. Die belasting blijft beperkt, omdat je thuis bent in de werkomgeving waarin je de flow bouwt én omdat de taak voor jou perfect behapbaar is.
Daarnaast ervaar je extraneous cognitive load: mentale belasting door externe factoren, die niets bijdraagt aan de uitvoering van je taak. Die belasting ervaar je bijvoorbeeld wanneer je de applicatie naar productie wilt brengen. Vooraleer dat mogelijk is, moet er nog van alles gebeuren: een ticket aanmaken bij de afdeling infrastructuur, iets afstemmen voor de integratie met een andere module, enzovoort. Plots ben je met van alles bezig, behalve met het creëren van waarde. Als die externe load zo zwaar doorweegt dat je niet meer tot je eigenlijke taak toekomt, loopt het verkeerd. Dan is de mentale belasting te groot.
Waaraan herken je het probleem?
Simpelweg aan je teamleden vragen hoe het met hun mentale belasting gesteld is, zal je niet veel wijzer maken. Je moet het zien dat ze ermee kampen. Maar hoe merk je dat? Tijd voor enkele voorbeelden. Je maakte het misschien al mee: je zit in een meeting met developers die allemaal druk aan de slag zijn. Alleen focust niemand op het topic van de vergadering. Ze zijn allemaal met iets anders bezig: nog een mail hier, een bericht daar. Het zijn dingen die los staan van de meeting, maar die niet kunnen wachten. Dat wijst op een zware externe mentale belasting.
Nog een belangrijk teken: medewerkers die klagen dat ze de hele dag druk in de weer zijn, maar tegelijk niets gedaan krijgen. Het probleem is: ze blussen alleen maar brandjes, terwijl hun eigen werk blijft liggen. Dat zien we vaak bij infrastructuurengineers, bij wie de overbelasting doorheen de jaren in de rol ingebakken raakt.
Je merkt dat aan de vacatures die werkgevers uitschrijven. Als die een lange lijst bevatten van wat iemand allemaal moet kunnen, dan weet je hoe laat het is. Negen kansen op tien willen ze namelijk iemand vervangen die onder te veel externe mentale belasting is bezweken. Ze zoeken een nieuwe medewerker die dat wel allemaal aankan. Alleen is dat de verkeerde reflex.
Laten we er dus mee ophouden
Klinkt het voorgaande herkenbaar? Zoals je ongetwijfeld beseft: te veel druk is op termijn niet houdbaar. Je verliest er talenten door, omdat ze beseffen dat ze elders meer kunnen betekenen of simpelweg omdat ze onder de belasting bezwijken met een burn-out. Maar het zijn natuurlijk wel talenten waarvoor je vervolgens moeilijk vervangers vindt. Zeker onder de jongere generaties, die veel meer bezig zijn met hun mentale gezondheid.
Negeer het fenomeen dus niet, maar doe er iets aan. Je kunt de teams binnen je IT-afdeling bijvoorbeeld opsplitsen in kleinere eenheden. Die zijn dan elk voor één domein verantwoordelijk, maar staan wel in communicatie met elkaar. Zo verhoog je de focus, terwijl je de externe mentale belasting verkleint. De teamleden krijgen meer werk met meerwaarde gedaan en je trekt er nieuwe gemotiveerde medewerkers mee aan, de talenten voor morgen.